Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri, günümüzde kullanılan modern yönetim tekniklerinden “Fikir Üretme Çalıştayları” ile çalışanlarının görüşünü aldı.Günümüzde kullanılan modern yönetim tekniklerinde iyileştirme çalışmalarında çalışanların katkısı alınmakta, “bir işi en iyi o işi yapan bilir” argümanından hareketle süreçlerde yaşanan sıkıntıların farkındalığının arttırılması ile çözüm önerileri ortaya konması aşamalarında çalışanların fikirlerinin alınmasının önemi dile getirilmektedir.
Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri Kalite Koordinatörü Dilara Deniz Erdem nitelikli, motivasyonu yüksek ve kurum aidiyeti olan çalışanlar yaratmanın adımlarından biri “onlara sormaktır” diyerek gerçekleştirdikleri bu çalışma hakkında Sağlık Dergisi’ne şunları söyledi: “Hastane çalışanlarının hizmet süreçlerine ilişkin ortaya koydukları sorunlar, engeller ile bunlara ilişkin çözüm önerilerinin alınmasını amaçladığımız bu çalışmada ileri problem çözme teknikleri kullanıldı. Yetkin bir yönlendirici eşliğinde yapılan çalıştaylarda sonuca götüren eylemlerin planlanmasını sağlayacak adımlar atıldı. Kurumda zaten 2002 yılından beri sürdürülmekte olan “Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi”nin en büyük destekçileri olan çalışanların bu sayede sürekli iyileşme felsefesine katkılarının daha da güçleneceğini düşündük.
Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi
Toplam Kalite Yönetimi felsefesinin bir ucunda Süreç Yönetimi, diğer ucunda da İyileştirme Takımları Sistematiği bulunmaktadır. 2002 yılında Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri’nde başlatılan “Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi” kapsamında yapılmaya çalışılan tüm kalite çalışmalarında kurumda en iyi başarılan işler hep İyileştirme adına çalışan takımlardan, proje ekiplerinden gelmiştir. Toplam Kalite felsefesinde strateji, çalışanı işin içine dahil ederek çözümün bir parçası haline getirmek, çalışanı dinlemek ve geri bildirim yapmaktan geçmektedir.
Çalıştayda Yaratıcı Fikir Oluşturma Yöntem ve Teknikleri Kullanıldı
Çalışmanın tamamı konularında uzman yönlendiriciler ve Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri yönetim ekibinden temsilciler eşliğinde 9 çalıştay şeklinde gerçekleştirildi. Çalıştayların tümü “kürsüden anlatma ve toplu dinleme konferansı” şeklinde değil, yaratıcı fikir oluşturma yöntem ve teknikleri kullanılarak, tüm katılımcıların tüm çalışmalara başından sonuna kadar aktif katılımı ile yazılı bilgi ve belge üretmeye yönelik olarak gerçekleştirildi.
Çalıştay başına ortalama 100 kişinin katıldığı 9 ayrı çalışma sırasında katılımcılardan “İşinizi yaparken karşılaştığınız ve özellikle iletişim kalitesini etkilediğini düşündüğünüz sorunlar nelerdir? Bu sorunların aşılması için önerebileceğiniz çözüm önerileriniz nelerdir?” gibi soruların yanıtı istendi.
647 Soruna Bin 82 Çözüm Önerisi
Çalışmaya toplam 853 çalışanın katılımı gerçekleşmiş, çalışmalarda gruplandırma sonucunda belirlenen 647 adet sorun için yine çalışanlarca bin 82 çözüm önerisi geliştirilmiştir. Katılımcılar bu çözüm önerilerinin 536 tanesinin kısa vadede, 344 tanesinin orta vadede, 202 tanesinin de uzun vadede hayata geçirilebileceğine inandıklarını belirtmiştir.
Hemşire ve Teknikerler Motivasyon İçin Eğitim Talep Etti
Ameliyathane çalışanları arasında kısa vadede hizmet içi eğitimin tüm personel için sürekli kılınması en çok bahsi geçen konu olmuştur. Hemşirelerin yanı sıra ameliyathane teknisyenleri de kendi işlerini daha iyi yapabilmek, güncel uygulamalardan haberdar olmak ve motivasyonlarının arttırılmasının sağlanması için eğitim talep etmişlerdir. Bu öneri, ilgili müdürlükle bağlantıya geçilerek yeni bir eğitim planı yapılmasına yardımcı olmuştur.
Ayrıca hemşire grubu da özellikle hasta güvenliği uygulamaları hakkında diğer personelin daha sık bilgilendirilmesi ve uygulamalara ilişkin sonuçların düzenli paylaşımının faydalı olacağı şeklinde öneri getirmiştir. Özellikle ameliyat sonrası tedavi planlarının standartlaşması açısından standart bir formun yürürlüğe girmesi gerekliliği de çalışma sonucunda ortaya çıkmıştır. Cerrahi Bakım ve Anestezi Ekibine götürülen bu öneri olumlu karşılanmış, cerrahlar için ameliyat sonrası kullanmaları adına standart bir form oluşturulmuştur.
Özellikle süreçler, çalışma ortamı, iletişim, ilaç ve malzeme kullanımına yönelik alanlarda kurumun yararına, iyileştirici öneriler ortaya koyulmuş, hastane yönetimi Kalite Koordinatörlüğü rehberliğinde bu konuların çözümü için proje ekipleri/iyileştirme takımları kurmuştur.
“Biz Bize” ve “Masa Üstü Üçgenleri”
Servislerde çalışan katılımcılar fiziksel koşullardan, çalışma ortamlarından memnunken yeterli personel ile çalışamamak konusunda sorunlarını dile getirmişlerdir. Bu soruna ilişkin Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri yönetim ekibinden çalıştaylara katılanlar çalışmada söz alarak imkânlar ve kanunlar dâhilinde personel alımına ilişkin yürüttükleri çalışmalardan bahsetmişler, yakın zamanda yapılacak personel alımı hakkında bilgi vermişlerdir. İç iletişimin arttırılmasına yönelik bir hastane bülteni çıkarılabileceği, e-posta ile bilgilendirme yapılabileceği gibi çözüm önerileri getirilmiş; Kalite Konseyi’nin gündemine alınmasının hemen ardından, kurumda “BİZ BİZE” adında kurum içi iletişim bülteni hem basılı hem de hastane intranet (NEKSUS) sisteminde yayınlanmaya başlanmıştır. Basım Yayın ve Tanıtım Koordinatörlüğü ile işbirliğine girilerek de 3 ayda bir yenilenmesi planlanan ve “Masa Üstü Üçgenleri” adı verilen bilgilendirici, dikkat çekici iletişim totemleri kullanılmaya başlanmıştır. Tüm bu iletişim çalışmalarını etkin yürütebilmek adına da kurumda bir “İletişim Komitesi” kurulmuştur. Çalıştaylar tamamlandıktan 6 ay sonra bir “Geri Bildirim Toplantısı” düzenlenerek katılımcılara bu süreç içerisinde atılan adımlar ve çalışanların önerisi doğrultusunda yapılan iyileştirmeler konusunda Hastaneler Genel Direktörü tarafından bilgi verilmiştir.”